Personvernerklæring

Personopplysninger er enhver opplysning om en identifisert eller identifiserbar fysisk person, mens behandling omfatter enhver bruk av disse. Personvernregelverket setter krav til behandling av personopplysninger som utføres med elektroniske hjelpemidler eller inngår i et personregister. 
De nasjonale forskningsetiske komiteene (FEK) behandler personopplysninger om personer utenfor egen organisasjon i forbindelse med sitt arbeid som statlig virksomhet.  

Personopplysningsloven, personvernforordningen og personopplysningsforskriften setter krav til behandling av personopplysninger som utføres med elektroniske hjelpemidler eller inngår i et personregister. 

Behandlingen av personopplysninger i FEK er en del av virksomhetens internkontrollsystem. 

Lagringstid 

Vi lagrer personopplysningene dine så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for. 

FEK har som offentlig myndighet arkivplikt for arkivverdige dokumenter og vil derfor ikke slette slike nødvendige opplysninger. Registrering, lagring og oppbevaring av saksbehandlingsmateriale skjer i henhold til arkivlovgivningen. 

FEK bruker Documaster arkivsystem med elektronisk journalføring og elektronisk lagring av dokumenter. Documaster er et arkivsystem som følger offentlige standarder (NOARK). 

Behandling av personopplysninger i saksbehandling 

FEK behandler personopplysninger for å oppfylle lovpålagte oppgaver etter blant annet forvaltningsloven, offentleglova, arkivloven, forskningsetikkloven, helseforskningsloven og personopplysningsloven. 

Det registreres ulike typer personopplysninger i arkivsystemet. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse (grunndata) og annen relevant informasjon som fremgår av henvendelsen. Saksdokumentene kan i tillegg inneholde sensitive personopplysninger. 
I forbindelse med saksbehandlingen kan FEK komme til å behandle andre typer personopplysninger enn de som er nevnt her dersom dette er nødvendig for å gjennomføre behandlingen av den enkelte sak. 
Dersom det er nødvendig for behandlingen av den enkelte sak, kan opplysninger også innsamles direkte fra den saksbehandlingen gjelder, eller andre med tilknytning til den enkelte sak. 

Personopplysningene knyttet til FEKs saksbehandling vil lagres hos FEK så lenge de er nødvendige for å gjennomføre saksbehandlingen. FEK har som statlig virksomhet arkivplikt for arkivverdige dokumenter og vil derfor ikke slette slike nødvendige opplysninger. Registrering, lagring og oppbevaring av saksbehandlingsmateriale skjer i henhold til arkivlovgivningen. 

FEK benytter arkivsystem med elektronisk lagring og journalføring av dokumenter, systemet følger den offentlige standarden NOARK. 

FEK er lovpålagt å gjøre sine offentlige postjournaler tilgjengelige for allmennheten på internett. En journal er systematisk og fortløpende registrering av alle inngående og utgående saksdokumenter. FEKs postjournal publiseres ukentlig på våre nettsider i pdf-format.  
Ved krav om innsyn utleveres personopplysninger i henhold til offentleglova og forvaltningsloven.  

FEK benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet. Relevante opplysninger som fremkommer av e-postutveksling, som skjer som en del av saksbehandling, journalføres. Disse opplysningene behandles i så fall som beskrevet over. 

Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat eller en merknad etter samtalen som registreres i arkivsystemet. Ved ansattes fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer. 

Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post. FEK gjør oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer derfor til å ikke sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post. 

Deltakere på arrangement/seminar  

Dersom du melder deg på et seminar eller et arrangement i FEK, ber vi deg av og til om å registrere navn, organisasjon og e-post. Du blir samtidig bedt om å samtykke til den aktuelle bruken av opplysningene. Samtykke er nødvendig for å kunne holde deg informert om det aktuelle arrangementet. Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1a), samtykke. I noen tilfeller spør vi også om vi kan lagre dine opplysninger for å kunne informere deg om lignende arrangementer. Samtykke til dette er alltid frivillig.  

Besøkende i våre lokaler 

Ved og i inngangspartiet i Kongens gate 14 er det montert kameraer. Gårdeier Paus & Paus eiendom er behandlingsansvarlig for disse. 

Jobbsøkere 

Dersom du søker jobb hos oss, trenger vi å behandle opplysninger om deg for å vurdere søknaden din, det vil si CV, søknad, attester og referanser. Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b) – behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale den registrerte er part i, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse. Dersom søknaden din inneholder særlige kategorier av personopplysninger, er behandlingsgrunnlaget vårt personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 b) og h). 

FEK bruker Jobbnorge som rekrutteringssystem. Alle søknader i rekrutteringssystemet blir slettet etter 12 mnd. etter at tilsettingsprosessen er avsluttet. Stillingssøknader blir i tillegg journalført i FEKs arkivsystem. Disse blir i likhet med øvrige dokumenter i tilsettingssaker, slik som søkerlister og innstillinger, bevart i henhold til arkivloven. Tilgangen til både rekrutteringssystemet og tilsettingssaker i arkivsystemet er begrenset til tjenstlig behov. 

Mottakere av personopplysninger og innsyn etter offentleglova 

Vi gir ikke ut personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Dette kan være en avtale med deg eller et lovgrunnlag som pålegger oss å gi ut informasjonen. 
FEK er etter arkivloven (lov av 4. desember 1992 nr. 126) forpliktet til å føre offentlig journal. I journalen skal all korrespondanse til og fra FEK føres opp. Følgende opplysninger går som hovedregel fram av offentlig journal: Avsenders navn, mottakers navn, dokumentets dato og en kort beskrivelse av dokumentets innhold. Journalen blir ført på en slik måte at den ikke røper taushetsbelagte opplysninger. 

Alle som ønsker det, kan be om innsyn i FEKs saksdokumenter etter offentlighetsloven. Ved krav om innsyn utleveres personopplysninger i henhold til offentleglova og forvaltningsloven. 

Databehandlere 

Når eksterne behandler personopplysninger på vegne av FEK, stilles det klare krav til behandlingen. Det inngås databehandleravtaler i henhold til gjeldende lov. Databehandleravtalene etablerer klare ansvars- og myndighetsforhold for alle som opptrer som databehandlere for FEK. 

Dine rettigheter

Dersom vi behandler personopplysninger om deg har du flere rettigheter etter personvernregelverket: 

• Du har rett til å be om innsyn i hvilke personopplysninger vi behandler om deg. 
• Dersom behandlingen av personopplysninger du har gitt til oss bygger på samtykke eller avtale, har du videre rett til å få disse utlevert (dataportabilitet). 
• Dersom personopplysningene vi har lagret om deg ikke er riktige (f.eks. feil e-postadresse, navn eller lignende) har du rett til å be om at disse blir rettet. 
• Du har rett til å be om at personopplysningene FEK har om deg slettes. Dette vil ikke gjelde personopplysninger som er omfattet av FEKs lovpålagte arkiveringsplikt.